Nenhuma empresa planeja pagar multa. Mesmo assim, uma parte relevante das autuações em comércio exterior nasce de processos mal ajustados, informações desencontradas e decisões tomadas sem visão completa da operação.

No comércio exterior, um erro pequeno costuma virar um custo grande. Uma classificação fiscal equivocada, um documento que não confere, um prazo perdido por falta de acompanhamento. O prejuízo raramente aparece no momento do erro. Ele surge quando a notificação chega, o canal muda, a mercadoria fica parada e o caixa sente o impacto.

Este artigo reúne cinco erros recorrentes que observamos em operações de importação e exportação. Não se trata de teoria. São situações presentes na rotina de empresas que importam, exportam ou fazem ambos.

1. Classificação fiscal incorreta ou desatualizada

A NCM é a base da operação. Define alíquota de imposto, exigências regulatórias, necessidade de licenciamento e elegibilidade a regimes especiais. Quando a classificação está errada, todo o restante se desalinha.

Não se trata apenas de erro grosseiro. Muitas vezes o produto muda, a composição é alterada, o fornecedor ajusta uma especificação e a classificação permanece a mesma. A empresa segue operando com um enquadramento antigo, sem perceber que está acumulando risco.

Hoje, a legislação prevê multa de 1% sobre o valor aduaneiro em caso de erro de classificação, que pode vir acompanhada de multa de ofício de 75% quando há diferença de tributos, além de outros efeitos como apreensão e suspensão de benefícios.

As consequências incluem diferença de tributos, multa por classificação indevida, retenção de mercadoria, armazenagens, movimentações extras  e, em casos extremos, perdimento. Revisar periodicamente a classificação fiscal não é preciosismo. É gestão de risco.

2. Divergência entre documentos e carga

Invoice com um cenário, packing list com outro, declaração de importação que registra uma terceira realidade. Quando a carga chega ao recinto, a conferência física revela um quarto quadro.

Esse tipo de inconsistência é mais comum do que parece, principalmente em operações com múltiplos fornecedores, embarques consolidados ou comunicação frágil com o exportador. O resultado aparece em parametrização em canal mais rigoroso, atraso no desembaraço, exigência de retificação e, em situações mais graves, multa por informação inexata. 

Informações inexatas em LI, DI ou BL podem gerar exigências e multas percentuais sobre o valor da mercadoria, mesmo quando o erro decorre de falha de processo, não de intenção.

O ponto central não é apenas conferir documentos. É estruturar um fluxo de conferência integrado, em que as informações sejam cruzadas antes do embarque, não depois que o contêiner já está no porto.

3. Perda de prazos regulatórios

Comércio exterior é uma operação governada por prazos. Prazo de registro, de retificação, de recolhimento, de entrega de documentos, de resposta a intimação. Perder qualquer um deles pode significar multa automática e, em alguns casos, perda de benefícios.

Muitas empresas ainda controlam prazos de forma manual, com planilhas dispersas ou dependência da memória do time. Quando o volume cresce, esse modelo falha, não por falta de comprometimento, mas por limitação operacional.

Automatizar alertas, centralizar cronogramas e contar com acompanhamento especializado são formas objetivas de evitar multas que, essencialmente, são evitáveis.

4. Valoração aduaneira inconsistente

O valor aduaneiro é a base de cálculo dos tributos na importação. Quando esse valor não reflete corretamente o que foi pago ou devido, a Receita Federal pode questionar e, na prática, questiona com frequência.

Isso ocorre quando custos de frete, seguro, royalties, assistência técnica ou outros componentes não são considerados de forma adequada. Também é comum em operações com vinculação entre comprador e vendedor, quando a formação de preço não está bem documentada.

Não se trata de pagar mais ou menos imposto de forma arbitrária. O ponto é ter uma valoração sólida, documentada e defensável. Empresas que negligenciam esse aspecto criam passivos sem perceber.

5. Falta de integração entre áreas internas

Compras negocia condições, logística agenda embarques, comércio exterior registra a operação, financeiro cuida do câmbio. Enquanto isso, a comunicação entre as áreas é fragmentada.

Quando cada área olha apenas para seu próprio trecho, surgem desencontros. O Incoterm negociado não é o que aparece na invoice. A data de embarque não dialoga com o prazo da carta de crédito. A documentação chega incompleta porque o fornecedor não foi orientado sobre uma exigência específica. Esses erros não aparecem em relatórios gerenciais, mas surgem como multa, atraso, demurrage e retrabalho. 

Somados, esses detalhes constroem um custo invisível. Em 2024, por exemplo, estimativas apontaram gastos em torno de 2,3 bilhões de dólares com demurrage no Brasil, resultado direto de atrasos, gargalos e falhas de coordenação ao longo da cadeia.

A solução não se resume à tecnologia. Exige processo, governança e, quando necessário, um parceiro que atue como extensão operacional da empresa.

Prevenção custa menos que correção

Os erros são evitáveis. Não com mais burocracia, mas com mais visibilidade, processos claros e atenção ao que acontece antes do embarque, não apenas depois.

Empresas que revisam periodicamente sua operação, cruzam informações com rigor e contam com apoio especializado nos pontos críticos reduzem de forma consistente sua exposição a multas e autuações. Se algum desses cenários lhe parece familiar, vale olhar para dentro da operação com mais cuidado. Diagnósticos preventivos costumam revelar riscos que ainda não geraram custo, mas que estão latentes.

Quer revisar seus processos de importação ou exportação com quem vive o dia a dia de operação? Fale com o time da Freitas Comex e entenda onde sua empresa pode estar exposta antes que o custo apareça.